Senin, 28 November 2011

What is Secretary?

SEKRETARIS  merupakan  sebuah profesi administrative yang bersifat  asisten atau mendukung. Seorang sekretaris  mempunyai  tugas, tugasnya  ialah melaksanakan  pekerjaan  rutin, tugas-tugas  administrasi atau  tugas-tugas  pribadi dari atasannya. Seorang  sekretaris  biasanya  memiliki  tugas-tugas  seperti mengetik, penggunaan  computer  dan  pengaturan  agenda.
Seorang  sekretaris  harus  mampu  menciptakan  suasana lingkungan kerja  yang  baik, diantaranya adalah sebagai berikut :
Ø  Menampilkan citra perusahaan
Ø  Baik dan tanggung jawab
Ø  Mempelajari dinamika seseoang, memahami wewenang atau tanggung jawab
Ø  Pandai menjaga rahasia
Ø  Memahami  accounting  dan  pembukuan
Ø  Menguasai teknologi
Ø  Mempelajari karakter  atasan
Ø  Menguasai bahasa asing
Ø  Mempunyai  etika  yang baik
Ø  Menjadi  kondisi baik fisik maupun psikis
Ø  Pandai  berbicara  didepan publik.
  Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.
Peran startegis  yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan  informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar